Dalla trasferta al carburante, le spese operative vengono registrate in tempo reale: uno strumento pensato per superare note spese manuali e processi frammentati ancora diffusi nelle imprese
Arriva anche nelle PMI uno strumento pensato per digitalizzare la gestione delle spese aziendali: si chiama 3i4iM Mobility, la carta prepagata sviluppata da 3i4iM che consente di registrare e controllare le uscite operative direttamente nel momento in cui avvengono. Utilizzabile per trasferte, pasti, alloggi e mobilità, permette alle aziende di tracciare le spese in tempo reale e definire limiti e regole d’uso già in fase di pagamento.
In Italia, infatti, la gestione delle spese resta uno dei processi meno digitalizzati: secondo l’Osservatorio Innovazione Digitale nelle PMI del Politecnico di Milano, solo il 19% delle imprese adotta tecnologie avanzate in modo strutturato, con ricadute evidenti soprattutto nelle attività amministrative quotidiane.
Il quadro è reso più fragile da ostacoli che rallentano la trasformazione: il 59% delle PMI segnala la scarsità di competenze specialistiche, il 47% evidenzia criticità nell’accesso alla connettività digitale e il 38% non considera prioritario rafforzare le competenze interne. A questo si aggiunge un altro dato rilevante: un’impresa su tre non dispone ancora di un responsabile IT, interno o esterno, con il risultato che l’adozione tecnologica resta spesso affidata a iniziative isolate più che a una visione strutturata di processo.
Questo scenario si riflette anche nella gestione delle spese aziendali. In molte realtà, trasferte, pasti, pernottamenti, carburante e altre uscite operative continuano a essere gestiti con procedure che richiedono anticipi da parte dei dipendenti, raccolta di giustificativi e verifiche successive da parte dell’amministrazione. Il digitale è presente, ma spesso non è ancora diventato una leva di semplificazione trasversale.
In un contesto in cui la gestione delle trasferte aziendali richiede una visione sempre più integrata e digitale, la tracciabilità delle spese si sposa perfettamente con l’ottimizzazione dell’operatività sui veicoli. In quest’ottica, affidarsi a un completo software di gestione flotte aziendali come Eteria consente di monitorare in tempo reale e tramite GPS la posizione e lo stato dei mezzi, migliorando l’efficienza complessiva dei percorsi e riducendo i costi di gestione della flotta.
Digitalizzare la spesa, senza complicare il processo
La crescita degli investimenti digitali, a fronte di una maturità ancora limitata nei processi, mette in evidenza un’esigenza operativa concreta: gestire in modo più ordinato e tracciabile l’intero ciclo delle spese aziendali, dall’autorizzazione fino alla riconciliazione.
In questa direzione si collocano strumenti di pagamento aziendali pensati per registrare le uscite direttamente nel momento in cui vengono effettuate. Tra questi, 3i4iM Mobility, sviluppata da 3i4iM, è una carta prepagata ricaricabile utilizzabile dai dipendenti per sostenere spese legate all’attività lavorativa, come trasferte, pasti, alloggio e mobilità.
L’utilizzo di una carta aziendale dedicata consente di registrare ogni operazione in tempo reale, rendendo disponibili informazioni su importi, tempi e categorie di spesa. Le aziende possono definire in anticipo limiti, budget e ambiti di utilizzo, introducendo regole operative direttamente nella fase di spesa.
Questo tipo di gestione incide su uno dei passaggi più complessi del processo amministrativo: la ricostruzione delle uscite. Quando la spesa viene effettuata attraverso uno strumento aziendale tracciato, la nota spese si basa su movimenti già registrati, con una riduzione delle attività manuali legate alla raccolta e verifica dei giustificativi.
“Molte imprese hanno introdotto strumenti digitali per i pagamenti, ma continuano a gestire le informazioni in modo non strutturato”, osserva l’Ing. Massimiliano Marcantonio, founder di 3i4iM. “La gestione delle spese resta uno dei punti in cui questa frammentazione è più evidente, soprattutto nelle attività ricorrenti come trasferte e spese operative”, conclude.
Nel contesto delle PMI, dove la digitalizzazione è ancora parziale e spesso basata su strumenti non integrati, la gestione delle spese rappresenta un’area in cui si concentrano inefficienze operative, tempi amministrativi elevati e margini di errore. Interventi che riguardano l’organizzazione della spesa, oltre al pagamento, contribuiscono a rendere il processo più lineare e verificabile lungo tutto il suo svolgimento.
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3i4iM
Fondata nel 2015 dagli ingegneri Massimiliano Marcantonio e Maria Mostola, 3i4iM è una fintech che sviluppa soluzioni di pagamento all’avanguardia, sistemi di welfare aziendale, programmi di incentivazione e strumenti per la gestione delle spese aziendali. Attiva in Italia dal 2018 come distributore ufficiale Mastercard, 3i4iM, tra le soluzioni proposte, offre una Gift Card prepagata non ricaricabile, spendibile in tutti gli esercizi – fisici e online – che aderiscono al circuito Mastercard. Con sede a Milano e una struttura agile di circa 30 collaboratori, 3i4iM affianca oltre 1.000 aziende, fornendo soluzioni flessibili per premiare, motivare e fidelizzare clienti e collaboratori, con un approccio dinamico e innovativo.
