In arrivo FirmaDoc, l’applicazione per dematerializzare e archiviare tutti i documenti tramite dispositivi mobile.
Firenze, 24 Marzo 2021 – Ogni Italiano stampa, in media, 32 pagine di documenti ogni giorno. I danni ambientali di questa cattiva abitudine, spesso generata solo dall’indifferenza, sono ingenti. Per produrre 1 tonnellata di carta vergine occorrono 15 alberi, 440.000 litri d’acqua e 7.600 kWh di energia elettrica, mentre le montagne di carta consumate negli uffici italiani immettono nell’atmosfera 4 milioni di tonnellate di C02 all’anno. Stampare, scrivere, firmare, spedire, fotocopiare, timbrare, vidimare e infine archiviare in ingombranti schedari: tutto ciò che riguarda la gestione documentale cartacea, viste le tante tecnologie alternative oggi disponibili, è obsoleto e dannoso, fortemente inquinante e non più sostenibile.
Ma questi non sono gli unici problemi: oltre a essere anacronistica, questa tipologia di gestione documentale è anche poco funzionale e quindi svantaggiosa per l’azienda. Eliminare la stampa di un foglio su cinque ridurrebbe di circa 800mila tonnellate le emissioni inquinanti. Risparmiare carta, quindi, significa risparmiare alberi e soldi. Il futuro, semplicemente, ci obbligherà a dematerializzare sempre di più.
Dalla necessità di una economia sempre più sostenibile e attenta all’ambiente e dalla consapevolezza dei costi derivanti dal processo di stampa e archiviazione di una mole sempre più ampia di documenti e dati nasce FirmaDoc.cloud, la piattaforma che permette di creare qualsiasi template di documento.
Al suo interno, un editor di tipo wisywig (what you see is what you get), consente di costruire e formattare in modo semplice e intuitivo qualsiasi modello documentale inserendo campi dinamici di testo, textarea, checkbox, spazi per la firma e immagini. Una volta completato il template attraverso qualsiasi dispositivo mobile (smartphone, tablet, ipad ecc), sarà possibile far compilare il documento ad utenti e clienti semplicemente compilando i vari campi e firmando direttamente tramite l’app sul tablet. Quindi, una copia in pdf verrà memorizzata su cloud e un’altra inviata per email al cliente: nessuna pagina sarà stampata, tutti i documenti saranno sempre disponibili e consultabili in cloud. Una soluzione che consente il backup automatico delle informazioni minimizzerà il rischio di perdita dei dati e agevolerà la conservazione digitale. Una formazione di qualità consentirà inoltre di adottare le buone pratiche all’interno dell’organizzazione.
Il costo? A partire da 3 centesimi a documento compilato, molto molto meno di quanto costa un foglio di carta, il toner e lo spazio di archiviazione per i quali le aziende spendono in media 2 euro l’anno a singolo documento.
Ne abbiamo parlato con Alessandro Papini, brand manager di Firmadoc.cloud
Come nasce l’idea?
“2 anni fa andai ad un appuntamento con il direttore commerciale di un’azienda fiorentina della quale siamo partner storici. Era un appuntamento di routine ma quel giorno fui richiamato al desk perchè erano entrate in vigore nuove regole: mi ritrovai davanti un blocco prestampato da compilare con nome cognome, data, ora, motivo della visita e persona con la quale avevo appuntamento. Mentre lo stavo compilando, pensai a quanta carta e inchiostro inutile vengono sprecati e quanti metri cubi di spazio sono necessari per stoccarli. Da quel giorno mi resi conto che gli esempi erano centinaia: informative, schede di richieste consenso hotel o richieste consenso pazienti, schede di intervento tecnico in esterni, consegna materiali, riparazione in garanzia, schede e tessera a punti del supermercato, schede di entrata e uscita in azienda, schede di acquisizione immobili, ricevuta non fiscale di consegna /ritiro materiali… insomma milioni di fogli che tutti i giorni vengono stampati solo per mostrarli o farli firmare e che nessuno reclamerà più.
Li nacque Firmadoc.cloud“.
Pensa che Firmadoc.cloud, oltre a far risparmiare, possa contribuire ad inquinare meno?
“Assolutamente si! Pensi per esempio all’autocertificazione Covid-19: se il Governo accettasse l’esibizione dell’autocertificazione in digitale, immagini il risparmio di quei milioni i fogli che tutti i giorni vengono stampati dagli italiani per giustificare i propri spostamenti. E le polveri sottili dei toner? Noi di Firmadoc saremmo immediatamente disposti a concedere, a titolo assolutamente gratuito, il template dell’autocertificazione a tutti gli italiani! Si immagina l’impatto ecologico che avrebbe un’operazione del genere?”
