Quando si parla di ufficio paperless (letteralmente ‘meno carta’) si sta facendo riferimento a un ambiente estremamente digitalizzato, che punta tutto sulle migliori tecnologie per dematerializzare la documentazione e implementare la produttività aziendale. Il percorso di superamento della carta è lento e inesorabile ma è necessario per fluidificare il lavoro in ufficio e snellire molte pratiche. In che modo è possibile ottenere un simile risultato? Sfruttando le metodologie professionali a disposizione si potrà condurre una corretta gestione documentale, rendendo l’amministrazione e le incombenze d’ufficio capaci di viaggiare su workflow semplificati e capillarmente condivisi. In questo approfondimento ci occuperemo di mettere a fuoco in che modo i processi paperless migliorano l’efficienza lavorativa, con un focus dettagliato sui molti vantaggi offerti da simili pratiche.
I vantaggi di ricorrere ai processi paperless
Ci sono molti vantaggi relativi alla realizzazione di un ufficio paperless. Per prima cosa è sempre possibile accedere anche da remoto a qualsiasi risorsa, inoltre il livello di sicurezza che viene garantito ai documenti – il cui accesso è limitato – consente una corretta gestione e fruizione delle info che essi contengono. Quello di trovare e consultare i vari documenti diventerà un gesto estremamente semplice, poiché non saranno più stivati in archivi spesso di dimensioni importanti e di difficoltosa gestione. Un ufficio paperless è una garanzia in più anche per i clienti. Il fatto di liberare risorse interne per consentire loro di dedicarsi ad altre attività propedeutiche allo sviluppo del business, è sinonimo di un servizio in continuo perfezionamento. Migliora anche la capacità di reazione dell’azienda, proprio grazie a una gestione documentale dematerializzata.
Abbattere il consumo di carta e rivedere i workflow documentali interni
L’obiettivo finale di una scelta paperless è riuscire ad abbattere fortemente o eliminare del tutto il consumo di carta sul posto di lavoro. E tutto questo in un’ottica green e virtuosa, vero e proprio mantra dei tempi che stiamo vivendo. Ovviamente bisogna intraprendere un percorso che è fatto di step, soprattutto perché la mole di informazioni contenute nelle centinaia di documenti stipati nei faldoni sono ancora estremamente importanti e devono essere correttamente conservate (perderle potrebbe causare danni inestimabili). I documenti ovviamente non svaniscono, diventano semplicemente digitali.
La prima cosa da fare è ovviamente smettere di stampare e iniziare a salvare tutto diversamente nei device. Per fare questo si dovranno adottare procedure interne condivise in relazione a programmi da usare e modalità di creazione dei documenti. Quello della firma digitale è un altro passaggio chiave: in un ufficio che abbia l’ambizione di trasformarsi in un luogo paperless occorre sempre validare i documenti con la firma elettronica. Si devono inoltre rivedere i workflow documentali interni: cambiano le modalità di condivisione e, sempre nel nome di una maggiore efficienza, vanno riconsiderate le fasi relative a produzione, autenticazione, modifica e conservazione o cancellazione dei documenti digitali.
L’archivio cartaceo sparisce e si fa riferimento a quello digitale, che può essere un computer, il cloud, un data center o un server dedicato. Al suo interno vige un vincolo archivistico così come uno specifico piano per la registrazione e classificazione di fascicoli e documenti in transito. Ovviamente lo step più corposo è quello relativo alla digitalizzazione dei documenti di carta che siano già esistenti.
