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4 aspetti fondamentali per gestire Viaggi & Trasferte aziendali

In ambito aziendale, la gestione efficace dei viaggi e delle trasferte rappresenta una sfida costante, ma anche un’opportunità significativa per ottimizzare le risorse e migliorare l’esperienza dei dipendenti. Adottare un approccio full digital può trasformare radicalmente sia la gestione operativa che l’impatto sul conto economico delle aziende. Per adottare un approccio di questo tipo, è necessario considerare 4 aspetti fondamentali:

1.L’Importanza dell’Integrazione dei differenti Funzioni Aziendali

La gestione delle trasferte coinvolge diversi dipartimenti all’interno di un’organizzazione, dagli amministrativi agli HR, fino ai diretti interessati, ovvero i dipendenti che viaggiano per lavoro. Ogni attore coinvolto ha esigenze e aspettative diverse, che spaziano dall’accesso a policy di viaggio personalizzate fino alla gestione semplificata delle spese. La chiave di successo è l’implementazione di una soluzione che consenta a tutti gli attori coinvolti di vivere un experience positiva attraverso un processo digitale efficiente e smart.

2. La Digitalizzazione del Processo

La digitalizzazione dei processi relativi alla gestione trasferte e relative spese rappresenta il cuore della trasformazione. Attraverso l’uso di piattaforme integrate è possibile automatizzare l’intero processo, dalla prenotazione del viaggio alla conservazione digitale delle ricevute e alla riconciliazione delle spese. Questo non solo riduce il carico operativo sui dipendenti, ma offre anche una visibilità completa dell’andamento delle spese di trasferta, permettendo un monitoraggio continuo del budget e una pianificazione finanziaria più efficace.

3. Personalizzazione e Scalabilità

Un altro aspetto fondamentale è la capacità di personalizzare e scalare la soluzione in base alle esigenze dell’organizzazione. Che si tratti di una piccola media impresa in crescita o di una Corporate multinazionale, la flessibilità della soluzione adottata permette di adattarsi a contesti aziendali in evoluzione, assicurando sempre la massima efficienza e l’adeguamento alle policy aziendali. E alla compliance normativa di riferimento.

4. Integrazione con Altri Sistemi Aziendali

La capacità di integrare la soluzione di gestione viaggi e spese con altri sistemi aziendali, come ERP o payroll, rappresenta un ulteriore step verso l’efficienza operativa. Questo tipo di integrazione permette di semplificare ulteriormente i processi amministrativi e di garantire una gestione delle risorse umane e finanziarie ancora più efficace.

In sintesi, la gestione delle trasferte aziendali e relative spese rappresenta un’area di grande potenziale per le organizzazioni che scelgono di adottare un approccio innovativo, basato sulla digitalizzazione e sull’integrazione dei processi. Dal punto di vista economico, una gestione ottimizzata delle trasferte può significare una riduzione significativa dei costi non previsti e una migliore allocazione del budget. Inoltre, grazie alla digitalizzazione, è possibile assicurare la piena conformità con le normative vigenti, evitando potenziali sanzioni e massimizzando i benefici fiscali legati alla documentazione digitale delle spese.Attraverso soluzioni avanzate e personalizzabili come Requiro e Captio Emburse, ad esempio, è possibile non solo migliorare l’esperienza dei dipendenti in trasferta, ma anche ottimizzare la gestione delle risorse e assicurare la conformità normativa, contribuendo così al successo e alla crescita aziendale.

Archiva Group

Archiva Group è un partner solido, credibile e affidabile per tutte le aziende che vogliono ripensare il loro business sfruttando le potenzialità delle tecnologie digitali. Da oltre 25 anni Archiva Group eroga Consulenza, Servizi e Tecnologie in ambito digitale ed è organizzata in practices specializzate negli ambiti Administration & Finance, Procurement, HR & People Management, Legal e ICT. Archiva Group ha sedi in diversi Paesi europei e ha una customer base attiva di oltre 1.500 imprese di dimensioni medie, grandi e multinazionali, con utenti attivi in oltre 40 Paesi nel mondo.

L’offerta di Archiva Group si basa su una proposta di valore che si sviluppa sui tre pilastri della transizione digitale: Dati, Processi e Persone.

Articolo di Frida Mura, Head of Sales HR Solution Archiva Group

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